Velkommen som bruker av Microsoft 365 levert av KeepSmiling AS – vi er glade for å ha deg med!
Med Microsoft 365 får du tilgang til kraftige verktøy som Outlook, Teams, Word, Excel, OneDrive og mye mer – alt designet for å gjøre hverdagen din enklere og mer produktiv.
Her finner du svar på vanlige spørsmål, guider og nyttige tips. Meld deg gjerne på vårt nyhetsbrev som du finner på vår nettside. Vi sender ut gode tilbud og tips sporadisk.
Visste du at vi tilbyr mer enn Microsoft 365?
Hos KeepSmiling AS tilbyr vi også:
IT-support og rådgivning
Datautstyr, brukt og nytt
Nettverk og infrastruktur
Applikasjonsdrift og sikkerhet
Nettsider og nettbutikker
Microsoft 365-løsninger
Vi er her for å hjelpe deg – uansett behov!
Trenger du hjelp?
Ikke nøl med å ta kontakt med oss via kundeservice eller send oss en e-post. Vi svarer raskt og med et smil!
Din IT-partner med fokus på trygghet, kvalitet og god stemning.
Før du kan bruke denne funksjonen må du ha registrert enten Microsoft Authenticator eller mobilnummeret ditt (eller begge) her: https://aka.ms/mfasetup.
2. Skriv inn mailadressen din og Captchaen som vises, og klikk Neste.
3. Velg enten Tekst mobiltelefon eller Angi en kode fra godkjennerappen min (Alternativet “Ring til mobiltelefon” anbefales ikke).
– Om du velger Tekst mobiltelefonen min må du skrive inn mobilnummeret ditt og klikke på Tekst.
4. Skriv inn koden du får på SMS og klikk på Neste.
5. Om du velger Angi en kode fra godkjennerappen min åpner du Microsoft Authenticator og skriver koden som står under Kode for engangspassord når du trykker på kontoen din. Klikk så på Neste.
6. Skriv inn nytt passord og klikk på Fullfør. Passordet må inneholde minst 8 tegn, og ha både store og små bokstaver, tall og symboler.
Dette dokumentet beskriver hvordan du setter opp MFA i Microsoft 365 når du blir spurt om det ved pålogging.
Hva er MFA?
MFA (Multi Factor Authentication) er også kjent som tofaktor-autentisering.
Dette er en ekstra sikkerhetsbekreftelse (i tillegg til passord) på kontoen din, som forhindrer uønsket pålogging til kontoen din dersom noen får tak i passordet ditt.
2. Velg Sikkerhetsinformasjon i menyen til venstre. Velg deretter Legg til en påloggingsmetode.
3. Velg Authenticator-app fra listen, og velg Legg til.
4. Velg Neste i vinduet Begynn ved å skaffe deg appen.
5. Forbli på siden Konfigurer konto mens du konfigurerer Microsoft Authenticator-appen på mobilenheten.
6. Last ned Microsoft Authenticator-appen fra AppStore (iPhone) eller Play Butikk (Android).
7. Åpne Microsoft Authenticator-appen, velg å tillate varsler (hvis du blir bedt om det), velg Legg til konto, og velg deretter Jobb- eller skolekonto. Deretter velger du Skann en QR-kode.
Obs!: Første gang du konfigurerer Microsoft Authenticator-appen, kan det hende du får en melding som spør om du vil tillate at appen får tilgang til kameraet (iOS), eller om appen kan ta bilder og spille inn video (Android). Du må velge Tillat, slik at godkjenningsappen kan få tilgang til kameraet for å ta et bilde av QR-koden i neste trinn.
8. Gå tilbake til datamaskinen, og velg deretter Neste.
9. Skann den angitte QR-koden med kameraet i Microsoft Authenticator-appen, som ble vist på mobiltelefonen etter at du opprettet jobb- eller skolekontoen i trinn 7.
10. Godkjennerappen skal kunne legge til jobb- eller skolekontoen din uten å kreve tilleggsinformasjon fra deg. Hvis kameraet ikke kan lese QR-koden, kan du imidlertid velge Kan ikke skanne QRkoden og angi koden og nettadressen manuelt i Microsoft Authenticator-appen.
11. Velg Neste på siden Skann QR-koden på datamaskinen. Det sendes et varsel til Microsoft Authenticator-appen på mobilenheten din for å teste kontoen din.
12. Godkjenn varselet i Microsoft Authenticator-appen ved å skrive inn tallet som vises på siden La oss prøve den, og velg deretter Neste. Sikkerhetsinformasjonen oppdateres for å bruke Microsoft Authenticator-appen som standard for å bekrefte identiteten din når du endrer passord.
Vær OBS på at kontoen som slettes har type “Microsoft Exchange” eller “IMAP”. Dersom den har type “POP”, vennligst kontakt oss. Da er alt innholdet i e-postkontoen kun lagret på PCen du bruker.
Hvordan henger Teams, OneDrive og Sharepoint sammen?
Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint er alle produkter som er en del av Microsoft 365-suiten og er designet for å forbedre produktivitet og samarbeid i organisasjoner. Selv om de har forskjellige hovedfunksjoner, er de tett integrert og arbeider sammen for å gi en helhetlig samarbeidsopplevelse. Her er en forklaring på hver av dem, deres forskjeller og hvordan de henger sammen:
Microsoft Teams
Hovedfunksjon: Samarbeid og kommunikasjon
Teams er en samarbeidsplattform som integrerer chat, videomøter, samtaler og fil-deling.
Hovedformålet er å gi et sentralt sted for teammedlemmer til å kommunisere og samarbeide i sanntid.
Teams gir brukerne muligheten til å opprette og delta i forskjellige «teams» og «kanaler» hvor de kan ha samtaler, dele filer og jobbe på prosjekter sammen.
OneDrive
Hovedfunksjon: Personlig lagring og filsynkronisering
OneDrive er en skybasert lagringstjeneste som lar brukere lagre filer på nettet og få tilgang til dem fra hvilken som helst enhet med Internett-tilkobling.
Det fungerer som personlig lagring for individuelle brukere hvor de kan lagre sine egne dokumenter, bilder og andre filer.
OneDrive tilbyr også synkronisering mellom enheter slik at filer er tilgjengelige både online og offline.
SharePoint
Hovedfunksjon: Intranett og dokumenthåndtering
SharePoint er en plattform som brukes til å bygge intranett, administrere dokumenter og skape samarbeidsområder i bedrifter.
Det brukes ofte til å lage nettsteder for ulike prosjekter, avdelinger eller teams, hvor brukere kan dele dokumenter, informasjon og jobbe sammen på felles plattformer.
SharePoint gir omfattende dokumenthåndteringsfunksjoner som versjonskontroll, metadataadministrasjon og avanserte søkemuligheter.
Hvordan de henger sammen
Integrasjon med Teams:
Teams bruker SharePoint til å lagre filer som deles i en Teams-kanal. Hver gang du oppretter et nytt team i Microsoft Teams, opprettes det automatisk et tilsvarende SharePoint-område for det teamet.
Dokumenter som deles i Teams, lagres i SharePoint, noe som gjør det enkelt å administrere og finne igjen filer.
Integrasjon med OneDrive:
Når du deler filer direkte i en chat i Teams, lagres disse filene i OneDrive for Business. Dette gjelder både en-til-en chat og gruppechat som ikke er kanaler.
OneDrive fungerer også som den primære personlige lagringsplassen for hver bruker i Microsoft 365. Dette betyr at brukere kan lagre sine egne filer i OneDrive og dele dem med andre i Teams eller SharePoint.
Samhandling mellom OneDrive og SharePoint:
Filer lagret i OneDrive kan enkelt deles og samarbeides på i SharePoint.
Brukere kan flytte eller kopiere filer mellom OneDrive og SharePoint for å dra nytte av de forskjellige funksjonene som hver plattform tilbyr.
Kort sagt, Teams fungerer som den sentrale samarbeids- og kommunikasjonsplattformen, OneDrive som personlig skylagring og SharePoint som organisasjonens dokumenthåndterings- og intranettplattform. Deres integrasjon gir en sømløs opplevelse for lagring, deling og samarbeid på tvers av plattformer og enheter.
Mange liker å ha tilgang til filer og dokumenter i filutforsker på sin PC. For å lettere få tilgang til filer fra Teams, kan disse synkroniseres til PCen din med OneDrive.
Åpne Teams appen. Trykk Team i venstre menyen, utvid Teamet og velg kanalen filene ligger i. Alle Team har en standard “Generelt” kanal.
Trykk på fanen “Filer”, og deretter “Synkroniser”.
Filområdet vil plassere seg under firmanavnet i filutforsker.
Hva er det viktigste jeg må tenke på?
Sørg for at du følger med på OneDrive ikonet i oppgavelinjen (nederst til høyre på skjermen). Dersom du ser en blå sky er alt i orden. Røde status ikoner indikerer at noe er feil og må rettes. Dersom man ignorerer dette, kan det føre til at dokumenter du tror er synkronisert, kun ligger på din PC. Dersom du bytter PC eller en feil skulle oppstå med din PC, kan dataene gå tapt.
Lagre filområder på PCen for en raskere opplevelse
Når du kobler PCen til OneDrive, vil du se alle filer og dokumenter, men selve dataene ligger ikke på din PC. Derfor kan det ta litt tid fra du dobbeltklikker på en fil, til den åpner seg. Et skyikon indikerer at filen ikke ligger på din PC.
For å få en raskere opplevelse, anbefaler vi å gjøre filer du arbeider mye med tilgjengelig offline. Høyreklikk på filene eller mappene, og velg “Behold alltid på denne enheten”.
Mappen får da en et grønt ikon:
Hvordan frigjøre diskplass med OneDrive
Dersom PCen begynner å gå tom for diskplass, kan man frigjøre diskplass med OneDrive. Dette vil slette den lokale kopien av filene på din PC, men de vil fortsatt være tilgjengelig og lastes ned automatisk når man forsøker å åpne de.
Gå til din OneDrive mappe, dersom flere av mappene har en av følgende ikoner, betyr dette at det er lagret en lokal kopi på din PC.
Du kan enkelt frigjøre plass ved å høyreklikke på gjeldende mappe og velge “Frigjør diskplass”.
Gjenopprette filer
OneDrive har både versjonisering og papirkurv. Det skal mye til for at dine dokumenter ikke kan gjenopprettes. Har ditt firma tjenesten “KIT Managed Backup 365” fra Konsept-IT, tar vi i tillegg backup av alle data ut fra Microsoft sin nettsky flere ganger pr. døgn. Dette anbefaler vi alle våre kunder da Microsoft sørger for at tjenestene er online og fungerer, men de tar ikke ansvar for selve dataene til kundene.
Laste opp bilder og videoer automatisk fra telefonen
Automatisk opplasting til OneDrive fra din telefon anbefales for både rask overføring av et bilde du tar for bruk på din PC, og som en backup dersom telefonen din skulle bli stjålet eller ødelagt.
På neste side vil det dukke opp en boks som ber deg om å sette opp en tilgangsnøkkel. Denne boksen er i midten av toppen av skjermen. Trykk Prøv en annen enhet og deretter ekstern sikkerhetsnøkkel.
ℹ️ Hvis ikke denne dialogboksen dukker opp, kan det hende at en utvidelse i nettleseren (for eksempel en passorddatabase) vil tilby oppsett av virtuell nøkkel (passkey).
Utvidelser som gjør dette skal ha en knapp du kan trykke på for å sette opp en annen type nøkkel. Hvis du finner og trykker på den,skal dialogboksen dukke opp.
Hvis Windows Hello dukker opp her, velg avbryt så går den videre.
Til slutt, godkjenn at login.microsoft.com får tilgang til å se merke/modell av sikkerhetsnøkkelen og bekreft registrering ved å taste inn FIDO2 PIN-koden du har satt på sikkerhetsnøkkelen. (hvis du ikke har satt en FIDO2 PIN-kode, vil du bli veiledet gjennom å sette en nå)
Hvis alt er OK, skal du se sikkerhetsnøkkelen i listen over påloggingsmetoder.
Hvis du har Microsoft 365 Business Premium, E3- eller E5-lisens på din Microsoft 365-konto, har du også mulighet til å sende e-post på en kryptert måte.
Dette forhindrer at e-post kan leses av ukjente 3.parter under transport mellom e-postservere.
Det forhindrer ikke at uvedkommende som har tilgang til mottakerens e-postkonto kan lese e-posten. Mottakeren er selv ansvarlig for sikkerheten av sin egen e-postkonto.
Sende kryptert e-post i Outlook skrivebordsprogram
Det samme gjelder personlige Microsoft-kontoer, bortsett fra at adressen for personlige Microsoft-kontoer er https://login.live.com
Alle andre adresser som ber om brukernavn/passord for Microsoft-kontoer er forsøk på å stjele din innloggingsinformasjon.
Hvis man logger på med en Microsoft jobb- eller skolekonto, kan det hende man må gi appen Office 365 Message Encryption en grunnleggende tilgang til kontoen, slik at den kan bekrefte e-postadressen.
Til slutt får man lov til å vise e-posten og sende inn svar på en kryptert måte.
For å lese svar på e-posten, behøver man ikke å gå gjennom samme prosessen som mottakeren.
Outlook grupperer e-poster etter samtaler du har med de du sendere-post til. Dette gjør at det kan være vanskelig å ha oversikt over når e-poster ble sendt eller mottatt.
Her er hvordan du deaktiverer denne funksjonen, slik at alle mailer blir sortert etter dato i stedet for etter hvem du sendte mail til:
Velg fanen Visning
Klikk på Vis som diskusjoner så haken i hakeboksen forsvinner.
Outlook bestemmer selv hvilke e-poster den syns er viktige eller ikke, og sorterer de «viktige» inn i en slags mappe som heter Fokus. Alt annet blir lagt i en annen mappe som heter Annet. Vi som brukere er ikke alltid enig i hva Outlook mener er viktig, så det kan være lett å miste oversikten over hvor e-postene blir sortert.
Her er hvordan man kan deaktivere denne funksjonen slik at alle e-poster holder seg i samme mappe:
Åpne Outlook og velg fanen Visning.
Klikk på Vis innboks med Fokus så knappen blir «skrudd av»
Når du starter den nye PCen med Windows 11, og du kommer til skjermen som spør «La oss koble deg til et nettverk» eller at du må velge mellom Personlig- eller Bedriftskonto, kan du bruke tastekombinasjonen Shift+F10 for å åpne en Windows-ledetekst.
PS! På en bærbar med Fn tast, kan det hende du må bruke Fn+Shift+F10.
Gjør ledetekst vinduet aktivt med å trykke på det sorte området en gang med venstre museknapp.
Ved denne ledeteksten skriver du start ms-cxh:localonly og trykker Enter på tastaturet for å åpne et «Microsoft-konto»-vindu der du kan opprette en ny lokal bruker for Windows 11-installasjonen.
Skriv inn kommandoen «start ms-cxh:localonly» for å opprette en lokal konto
Etter at du har fylt ut informasjonen og klikket på Neste-knappen, vil installasjonen av Windows 11 fortsette. Nå vil den imidlertid fortsette å bruke den opprettede lokale kontoen din, og du vil ikke bli bedt om å bruke en Microsoft-konto.
Når installasjonen er ferdig, kan du bekrefte at en lokal konto brukes ved å klikke på Start-knappen og deretter klikke på kontonavnet ditt, som vist nedenfor.
«Refurbished», «renovert» eller «reprodusert IT-Utstyr» er brukt utstyr som har gått gjennom sertifiserte prosesser og gjort klare for videresalg på en trygg og miljøvennlig måte.
Produktene er registrert, slettet, testet, reparert og rengjort for gjenbruk. Produktene er rangert A som «nesten-nye», B «fullt funksjonelle med kosmetiske feil», og C «fullt funksjonelle med synlige chassis skader/bulker»».
Kort forklart vil en refurbished PC gi deg topp kvalitet til lavere pris. Den er miljøvennlig, reduserer elektronisk avfall, og leveres med garanti. Du får samme ytelse som en ny PC, men til en rimeligere pris, med trygghet om at den er grundig testet og oppgradert.
